Értékesítési folyamat támogatása

Már az ügyfélkapcsolat kezdetétől rögzítheted a partneradatokat, nyilván tudod tartani az ügyfél- illetve vevőjelöltekkel folytatott telefonhívásokat, a találkozókat, nyomon követheted a kapcsolat alakulását az ajánlatadásig. A partneradat a Bisnode adatbázisa segítségével könnyedén rögzíthető, kapcsolattartók, címek, illetve feladatok rendelhetőek hozzá. A partner rögzítése után azonnal létrehozható a szükséges bizonylat, a Partner szerkesztése ablak bezárása nélkül. Az értékesítési folyamat segítése érdekében a partnerekhez kedvezmények rögzíthetőek, ami az adott partner kiválasztásakor a bizonylatokon automatikusan kitöltésre kerül. Az ajánlat elkészítésekor rugalmasan kezelhető a termék és a terméknév, illetve a termék kiválasztásakor azonnal megjelenik az árrés mértéke, az utolsó beszerzési árhoz viszonyítva. A program figyelmeztet arra is, ha a beszerzési árnál alacsonyabb az értékesítési ár, ezzel is kizárva a hibalehetőségeket. Arra is van lehetőség, hogy módosított verziót készíts az ajánlatból, nem kell újra rögzíteni a tételeket. Az elfogadott árajánlatból egyetlen gombnyomással vevői megrendelés, majd abból rögtön számla, szállítólevél, esetleg beszerzési rendelés is készíthető. A szállítólevélből pedig igény esetén könnyedén garancialevél generálható. Reklamáció esetén a vevői visszáru a szállítólevélből tételesen kiválasztható, majd raktárbevétként rögzíthető.

Feladat- és üzenetkezelés

A SMARTBooks feladatkezelési megoldásai nagy mértékben megkönnyítik a csoportmunkát. Létre tudsz hozni feladatokat bizonylatokhoz, partnerekhez, termékekhez, felhasználókhoz, és kapcsolattartókhoz rendelten is. A feladathoz felhasználó rendelhető, akár több is, valamint beállítható, hogy a feladat megjelenjen a felelős naptárában. Beállíthatsz emlékeztetőt is a feladatokhoz és bejelölheted, hogy ki kapja az értesítést, továbbá az ismétlődés gyakoriságát és számát is megadhatod. Egyetlen gombnyomással minden képernyőn megnyitható az új feladat rögzítésére alkalmas ablak - ahol éppen eszedbe jut, delegálni tudod adott kollégára a feladatot. Az értesítés beállítható a lejárat előtti napra is, hogy még véletlenül se legyen elfelejtve. A bizonylatokhoz megjegyzést is tudsz írni, amiben szintén megjelölhető a kolléga az elintézendő feladattal. Ha itt megemlítesz egy felhasználót, az illető azonnal értesítést kap, amire kattintva egyidejű kommunikációra lesz lehetőségetek, és rövidre zárhatjátok a kérdést. A feladatokat a Feladataim menüben és a Naptárban tudod nyomon követni, illetve szűrni, és exportálni is tudod őket.

Értékesítési folyamat támogatása

Átlátható készletkezelés

Már az ügyfélkapcsolat kezdetétől rögzítheted a partneradatokat, nyilván tudod tartani az ügyfél- illetve vevőjelöltekkel folytatott telefonhívásokat, a találkozókat, nyomon követheted a kapcsolat alakulását az ajánlatadásig. A partneradat a Bisnode adatbázisa segítségével könnyedén rögzíthető, kapcsolattartók, címek, illetve feladatok rendelhetőek hozzá. A partner rögzítése után azonnal létrehozható a szükséges bizonylat, a Partner szerkesztése ablak bezárása nélkül. Az értékesítési folyamat segítése érdekében a partnerekhez kedvezmények rögzíthetőek, ami az adott partner kiválasztásakor a bizonylatokon automatikusan kitöltésre kerül. Az ajánlat elkészítésekor rugalmasan kezelhető a termék és a terméknév, illetve a termék kiválasztásakor azonnal megjelenik az árrés mértéke, az utolsó beszerzési árhoz viszonyítva. A program figyelmeztet arra is, ha a beszerzési árnál alacsonyabb az értékesítési ár, ezzel is kizárva a hibalehetőségeket. Arra is van lehetőség, hogy módosított verziót készíts az ajánlatból, nem kell újra rögzíteni a tételeket. Az elfogadott árajánlatból egyetlen gombnyomással vevői megrendelés, majd abból rögtön számla, szállítólevél, esetleg beszerzési rendelés is készíthető. A szállítólevélből pedig igény esetén könnyedén garancialevél generálható. Reklamáció esetén a vevői visszáru a szállítólevélből tételesen kiválasztható, majd raktárbevétként rögzíthető.

A SMARTBooksban történő naprakész készletkezelés legnagyobb előnye, hogy két gombnyomással azonnali információhoz juthatsz az aktuális készletről. A készletmozgásokat vagy a legutolsó leltárt is könnyedén eléred, illetve az egyes termékekhez tartozó összes mozgást vissza tudod követni a terméktörzsben. A raktári bevételezést rögtön elkészítheted a beszerzési rendelésből, nem kell újra rögzíteni a tételeket. A szállítólevelet pedig ki tudod állítani a raktárbevétből, nem kell külön ablakot megnyitni és még azt is kiválaszthatod, hogy a termék árával együtt vagy anélkül szeretnéd kinyomtatni. A vevői/szállítói visszárut is könnyedén tudjátok kezelni, hiszen a partnerhez tartozó szállítólevélből, illetve a raktárbevétből azonnal kiválasztható a reklamációs tétel. Lehetőségetek van speciális mozgások (pl. blokkolás, selejtezés) és termékek (pl. gyáriszámos, sarzskezelt) rögzítésére is. A megfelelő csomag választásával több raktárat is kezelhettek, raktárközi mozgásokat is tudtok létrehozni. Ha összeszereléssel foglalkoztok, az egyszerűsített gyártás funkcióval rögzíthetőek az összeszerelések adatai, az előre paraméterezett termékösszetevők alapján. A könyvelésnél (is) fontos lehet a múltbéli készlet lehívása, a SMARTBooksban erre is van lehetőséged, és elérhető az Intrastat jelentés is.

Digitális dokumentumkezelés

Egyrészt a bizonylatokhoz, partnerekhez, termékekhez lehetőséged van dokumentumokat, szerződéseket, engedélyeket, terveket, fényképeket csatolni külső forrásból. Másrészt a feltöltött dokumentumokat a SMARTBooks rendszerén belül az általad tetszőlegesen létrehozott mappákba rendezheted, melyek aztán hozzácsatolhatók a megfelelő bizonylathoz. Itt tárolhatod a lementett bankbizonylatokat, pénztárbizonylatokat, vevő számlákat, szállítói számlákat, vegyes bizonylatokat, illetve bármilyen szerződést, engedélyt. Fontos tudni, hogy ezen a menüponton keresztül kommunikálni tudnak egymással a SMARTBooks Business és a SMARTBooks Könyvelés felhasználói, mert mindkét oldal látja a feltöltött fájlokat. Sőt, ezt a menüpontot díjmentesen használhatja a SMARTBooks-ot használó könyvelők minden ügyfele! Cégvezetőként elég regisztrálnod a SMARTBooksba Business csomagba, 30 napig díjmentesen kipróbálhatod, és ha nem fizetsz elő, akkor is nyertél egy tárhelyet, amit a könyvelőddel közösen használhatsz. Mindkettőtöknek több ideje marad a hatékony munkavégzésre.

Integrált könyvelés

A SMARTBooks Könyvelés és Business csomagok közötti kapcsolat megteremti az üzleti, ügyviteli folyamatok és a napi könyvvitel hatékony együttműködését. Az integrációnak köszönhetően egy rendszeren belül kezelhetitek a partnertörzset, számlaadatokat, áfaanalitikát, vevő/szállító analitikát. A vállalkozás pénzügyi folyamatait és a könyvelését valós időben követi le a SMARTBooks rendszere, így nyomon követheted a számlák státuszát, azonnal rendelkezésre állnak a vezetői riportokhoz, bevallásokhoz szükséges információk. A rendszeren belül elérhető dokumentumfeltöltőben ellenőrizheted, hogy a feltöltött bizonylatképek már feldolgozásra kerültek-e. A számlaképek mindig megjelennek a számlák mellett, nem kell dossziékban keresgélni.

Naprakész vezetői információk

A könyvelt adatokból a rendszerben létrehozható sablonok segítségével könnyedén előállíthatsz különböző riportokat, hiszen a sablonokat csak egyszer kell összeállítani, ezután egy gombnyomással frissíthetők a benne lévő adatok. Részletesebb riportok készítéséhez használj a bizonylatok rögzítésekor dimenziókat is, így többféle megközelítésből is vizsgálhatóvá válnak majd az adatok. A vezetői riportok főkönyvi számokból, valamint mérőszámokból építhetők fel és testreszabhatók. Minden vezetői riport exportálható Excel-fájlként.

Beszerzés támogatás

A munkádat megkönnyítjük a beszállítói árlista és az időszakos beszállítói akciók kezelésének lehetőségével. A beszerzési rendelésnél az árlista és a partner kiválasztása után, csak az adott árlistába feltöltött termékek választhatók ki, az előre paraméterezett árral. Az érvényességi időszak lejárta után az árlisták pedig nem használhatóak. A beszerzést a program azzal is támogatja, hogy beszállítói termékkódot és terméknevet tudsz rögzíteni termékekhez, illetve fő beszállítót is. Beszerzőként talán a legfontosabb funkció, hogy a vevő rendelésből két gombnyomással beszállítói rendelés készíthető, anélkül, hogy bárkivel is kellene egyeztetni közben. A folyamatot ezután sem kell megszakítanod, az áru megérkezésekor elegendő a beszerzési rendelést megnyitnod, ebből indíthatod is a raktárbevétet, közben, ha szükséges, lehetőség van módosítani is. A folyamat záró lépéseként a NAV rendszeréből érkezett szállítói számlát a listából kiválasztva egyszerűen a raktárbevéthez tudod kapcsolni. Beszerzési rendelést rendelési tételek és a minimum alatti készlet riportból indulva, valamint raktárközi átadásból is tudsz készíteni. A minimum (és maximum) készlet feltöltése szintén hatékonyabbá teszi a beszerzést, hiszen a rendszer az adatok alapján automatikusan számol, csak el kell küldened a partner felé a megrendelést. Reklamációs tétel esetén a beszállítói visszáru tételei a raktárbevétből könnyedén kiválaszthatóak, majd kiadhatóak.

Webshop interfész

A kapcsolatot a Shoprenter és a SMARTBooks között könnyedén be tudod állítani, csak ki kell másolnod a shoprenter admin felületéről a megfelelő adatokat. A termékek és a készlet pár kattintással szinkronizálódik a Shoprenterbe, lehetőség van több raktárat is megadni, aminek a készletét szinkronizálja, illetve akár a teljes készlet is áttölthető a Shoprenterbe. A beállítás során szükséges egy árlista megadása, aminek áraival a webshop dolgozik, ezért az interfészre csak és kizárólag SMARTBooks Business Pro csomaggal lehet előfizetni. A webáruházban történő rendelések automatikusan érkeznek a a SMARTBooks rendszerébe, illetve ezzel együtt a még nem rögzített vevők adatai is. A beérkezett rendelésen megtalálható a shoprenter által kezelt azonosító, a webshop neve, és az is, hogy interfészen keresztül érkezett, így elkülöníthető az offline rendelésektől. A rendelés státusza szinkronizálódik a Soprenterben a SMARTBooksban történő feldolgozottságnak megfelelően. Ha megadtak számlázási partnert a megrendelés során, a számlázási partner név mezőben megjelenik a rendelésen, és a számlakészítés opcióra kattintva rögtön ezzel tölti elő a rendszer a számla fejlécét. A rendeléssel beérkezett partneradatok esetében is megjelöljük, hogy partner vagy rendelés szinkronnal jött létre, így később ez is visszanézhető, visszakereshető. Ezekre az adatokra természetesen szűrők is beállíthatóak, illetve excelbe is exportálhatóak.

Párhuzamos munkamenetek

A SMARTBooksba meghívhatod munkatársaidat, hogy közösen dolgozzatok, illetve ha szükséges, külső tanácsadót, könyvelőt, könyvvizsgálót is. SMARTBooks Businessben akár több szerepkört is tudsz választani. Minden bizonylatnál elérhető a megjegyzés írás lehetősége, ahol üzenni is tudtok egymásnak. A rátok kiosztott feladatokról azonnal értesültök, hiszen értesítést küld a rendszer, ha egy kolléga megemlített téged egy bizonylatnál vagy egy feladatban. Ezen kívül beállíthatsz magadnak további értesítési szabályokat, akár bizonylat létrehozására, akár sikertelen számlafeldolgozásra, széles a választék. A párhuzamos munkamenet a Könyvelő és a Business csomagban történő együttműködésnél is hatalmas előny, a könyvelőd azonnal látja az általad rögzített bizonylatokat, illetve a mindkettőtök által elérhető Dokumentumkezelőbe feltöltött számlaképeket és egyéb csatolmányokat.