Automatizált bizonylatrögzítés

A SMARTBooks-ba már két rendszerből, a Számlázz.hu-ból és a NAV Online Számla rendszerből is érkezhetnek automatikusan a bizonylatok adatai. Ez kiváltja a kézi bizonylatrögzítést és megtakaríthatod vele a korábban manuális könyveléssel töltött időt. Csökken a hibalehetőség, a rögzített adatokat ezután már csak ellenőrizned kell. Az automatikusan rögzített bizonylatok könyvelését előkontírozási lehetőségekkel segítjük. A Számlázz.hu-ból érkező vevő számlákon szereplő tételek már a számla kiállítását megelőzően kontírozhatók a Számlázz.hu terméktörzsében. A NAV-tól lekért szállító számlák előkontírozása a SMARTBooks-ban található partnertörzsben lehetséges, minden partnerhez megadható egy-egy alapértelmezett termék.

Számla letöltés a NAV rendszeréből

Minden, a SMARTBooks rendszerből kiállított vevő számla beküldésre kerül a NAV felé, a kötelező adatszolgáltatásnak megfelelően, sőt a rendszerbe automatikusan megérkeznek a belföldi szállítói számlák a NAV Online Számla Rendszeréből. Az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséhez NAV Online Számla regisztrációval kell rendelkezni, annak felületére kell feltölteni a számlaadatokat. A számlatömbből számlázóknak ezt számlánként egyesével, manuálisan szükséges megtenni, de ha a SMARTBooks-ból számlázol, az adatszolgáltatás teljes mértékben automatizálható. Ehhez csak egyszerűen össze kell kötni a két rendszert a technikai felhasználó és az ahhoz tartozó jelszó, aláíró kulcs és csere kulcs megadásával. Az automatikus adatszolgáltatás során a számla kiállításakor a rendszer ellenőrzi, hogy adatszolgáltatásra kötelezett-e a számla. Amennyiben igen, automatikusan elküldi az adatokat a NAV rendszerébe. A sikeres adatszolgáltatásról azonnal visszajelzés érkezik. NAV Online Számla Adatszolgáltatás menüben azt is jelzi a program, ha nem sikerült a beküldés, és természetesen hibaüzenet is kapunk. Lehetőség van a kiállított számlák elektronikus továbbítására, akár a hozzárendelt csatolmányokkal együtt is.

Automatizált bizonylatrögzítés

Párhuzamos munkamenetek

A SMARTBooks-ba már két rendszerből, a Számlázz.hu-ból és a NAV Online Számla rendszerből is érkezhetnek automatikusan a bizonylatok adatai. Ez kiváltja a kézi bizonylatrögzítést és megtakaríthatod vele a korábban manuális könyveléssel töltött időt. Csökken a hibalehetőség, a rögzített adatokat ezután már csak ellenőrizned kell. Az automatikusan rögzített bizonylatok könyvelését előkontírozási lehetőségekkel segítjük. A Számlázz.hu-ból érkező vevő számlákon szereplő tételek már a számla kiállítását megelőzően kontírozhatók a Számlázz.hu terméktörzsében. A NAV-tól lekért szállító számlák előkontírozása a SMARTBooks-ban található partnertörzsben lehetséges, minden partnerhez megadható egy-egy alapértelmezett termék.

A SMARTBooksba meghívhatod munkatársaidat, hogy közösen dolgozzatok, illetve ha szükséges, külső tanácsadót, könyvelőt, könyvvizsgálót is. SMARTBooks Businessben akár több szerepkört is tudsz választani. Minden bizonylatnál elérhető a megjegyzés írás lehetősége, ahol üzenni is tudtok egymásnak. A rátok kiosztott feladatokról azonnal értesültök, hiszen értesítést küld a rendszer, ha egy kolléga megemlített téged egy bizonylatnál vagy egy feladatban. Ezen kívül beállíthatsz magadnak további értesítési szabályokat, akár bizonylat létrehozására, akár sikertelen számlafeldolgozásra, széles a választék. A párhuzamos munkamenet a Könyvelő és a Business csomagban történő együttműködésnél is hatalmas előny, a könyvelőd azonnal látja az általad rögzített bizonylatokat, illetve a mindkettőtök által elérhető Dokumentumkezelőbe feltöltött számlaképeket és egyéb csatolmányokat.

Digitális számlakezelés

Többé nem kell a mappákba lefűzött, papír alapú dokumentumok közt keresgélned, mert a SMARTBooks-ban digitálisan is tárolhatod a bizonylatokhoz tartozó számlaképeket. Ráadásul a szállító számlák szerkesztő felületén osztott képernyőn is megjeleníthető a számlaképek mellett a számlák minden adata, így soha nem volt még ilyen egyszerű az adatok összehasonlítása. A számlaképeken felül egyéb dokumentumokat, például szerződéseket, teljesítés igazolásokat is csatolhatsz közvetlenül a bizonylatokhoz, így könnyedén visszakereshető minden, amire csak szükséged lehet.

Vezetői riportok

A könyvelt adatokból a rendszerben létrehozható sablonok segítségével könnyedén előállíthatsz különböző riportokat, hiszen a sablonokat csak egyszer kell összeállítani, ezután egy gombnyomással frissíthetők a benne lévő adatok. Részletesebb riportok készítéséhez használj a bizonylatok rögzítésekor dimenziókat is, így többféle megközelítésből is vizsgálhatóvá válnak majd az adatok. A vezetői riportok főkönyvi számokból, valamint mérőszámokból építhetők fel és testreszabhatók. Minden vezetői riport exportálható Excel-fájlként.

Adatimportálási lehetőségek

A rendszerben automatizált és manuális adatimportálási lehetőségek is rendelkezésedre állnak. Automatizált importtal a vevő és szállító számlák, illetve banki tranzakciós tételek 3 percenként érkeznek a rendszerbe. Az automatizált importokhoz előbeállítás szükséges: Számlázz.hu fiók öszekapcsolása a SMARTBooks fiókkal és/vagy NAV Online Számla rendszer kapcsolat beállítása. A manuális importok (partnertörzs, terméktörzs, bérfeladás, tárgyi eszköz adatok stb.) Excel-fájlok segítségével lehetségesek, melyekhez mintafájlokat biztosítunk, kitöltésükhöz pedig elegendő a felhasználói szintű Excel ismeret. Az importot információs listával segítjük, ha az importálandó fájl valahol javítandó.

Tárgyi eszköz modul

A rendszer tárgyi eszköz modulja testreszabható, igény szerint beállíthatod a főkönyvi feladási időszakok gyakoriságát, valamint tárgyi eszköz csoportonként az egyes eseményeket érintő főkönyvi számokat is. A már meglévő tárgyi eszközeidet egy Excel-fájl segítségével, néhány kattintással importálhatod a rendszerbe, ahol a tárgyi eszközöket érintő eseményekről jegyzőkönyveket is találsz. A beszámoló kiegészítő mellékletének összeállítását a tárgyi eszköz mozgások és a tárgyi eszköz analitika összesítő sorai segítik.

Dimenziókezelés

Az időszaki riportokhoz, kimutatásokhoz hasznos funkció a rendszerben található dimenziókezelés. Minden bizonylathoz, sőt, akár minden tételsorhoz két, eltérő dimenziót is megadhatsz (munkaszám és részlegszám dimenziók), amelyekre a szűréseket beállítva lekérdezéseket indíthatsz. Segítségükkel a vezetői riportokat is többféle megközelítésben vizsgálhatod. Mindkét dimenzió típusból korlátlan darabszámú rögzíthető. A dimenziótípust kötelezően kitöltendővé teheted a választott főkönyvi számoknál, így azok megadása nélkül a bizonylatok nem könyvelhetők, ezzel biztosítva, hogy egyetlen tételt se felejts el besorolni.

Áfabevallás + M lap készítés

Az ÁFA bevallás a bizonylatok rögzítésekor használt ÁFA kódok alapján kerül összeállításra, amelyről az ÁNYK-ba egyedi importálással betölthető xml fájl gombnyomásra előállítható. Az ÁFA időszakok tetszőlegesen felvehetők, a bevallás gyakoriságának megfelelően. A rendszerben alapértelmezetten számos ÁFA kód áll rendelkezésedre, melyeket előzetesen paramétereztünk, hogy az azokhoz tartozó értékek az ÁFA bevallás megfelelő soraiba kerüljenek. Ezek az ÁFA kódok igény szerint tovább bővíthetők és paraméterezhetők. Külön figyelmet fordítottunk az M-lapok megfelelő, automatikus kitöltésére, ezért ehhez kapcsolódóan speciális ÁFA kódokat is létrehoztunk.