Gyakran ismételt kérdések

Általános

Mi az a SMARTBooks?

A SMARTBooks a Smart Express Technologies Kft. által fejlesztett webes, felhőalapú, havidíjas fizetési konstrukcióban elérhető ügyviteli és könyvelési rendszer. A Smart Express Technologies Kft. a Smartfront Kft. leányvállalata. A Smartfront sok éves ERP bevezetési tapasztalata alapján hoztunk létre egy könnyen és alacsony áron elérhető szoftvercsaládot.

Kik használhatják a rendszert?

A rendszert bárki használhatja egy előzetes regisztráció elvégzését követően. A SMARTBooks Könyvelés csomagot könyvelőknek, könyvelőirodáknak ajánljuk, míg a SMARTBooks Businesst kisebb vállalkozások ügyviteli folyamatainak (értékesítési folyamat kezelése az ajánlatadástól a számlázásig, készlet- és raktárkezelési megoldások) kezelésére javasoljuk. Ha egy vállalkozás nem szervezi ki a könyvelését, hanem belső folyamatainak a része, a SMARTBooks Business mellé Önkönyvelés kiegészítő csomag vásárlásával a könyvelési funkciót is elérheti.

Regisztráció, bejelentkezés

Hogyan tudom kipróbálni a szolgáltatást?

Regisztrálj a www.smartbooks.hu weboldalon, majd az e-mail címed megerősítése után válaszd ki a Neked legmegfelelőbb csomagunkat. A 30 napos, ingyenes próbaidőszak alatt a választott csomag teljes funkcionalitását elérheted.

Hogyan tudok regisztrálni?

A www.smartbooks.hu weboldalon tudsz regisztrálni az e-mail címed és egy választott jelszó megadásával. Az e-mail címed megerősítését követően a céged alapadatainak (cég neve, címe, adószáma) megadása is szükséges. A regisztráció ingyenes, nem jár fizetési kötelezettséggel.

Hogyan tudom módosítani a jelszavam?

A Profil oldalon, a Fiókbeállítások menüpontban van lehetőséged megváltoztatni a jelszavadat.

Elfelejtettem a jelszavam. Mi a teendő?

A www.smartbooks.hu weboldal bejelentkezési felületén, a Bejelentkezés gomb alatt találsz egy Elfelejtett jelszó gombot. Erre kattintva meg kell adnod a regisztráció során megadott e-mail címedet, amire a rendszer jelszóemlékeztető e-mailt küld.

Hányan használhatják a rendszert?

Céged fiókjához a regisztrációt követően bármennyi munkatársadat meghívhatod felhasználóként, nincs erre vonatkozó korlátozás a rendszerben. A meghívás után a munkaterületekhez belépési jogosultságot és különböző szerepköröket adhatsz nekik, a választott SMARTBooks Könyvelés vagy SMARTBooks Business csomagtól függően.

Van-e bármilyen korlátozás a rendszerben?

A rendszerben korlátlan számú felhasználó, korlátlan számú bizonylatot kezelhet egy előfizetéssel.
A SMARTBooks Könyvelés esetén bizonyos csomagokban korlátoztuk a könyvelt cégek számát, illetve típusát, de természetesen létrehoztunk egy Korlátlan csomagot is. Erről bővebb információt az alábbi oldalon találsz.
A SMARTBooks Business csomagjainknál, a SMARTBooks Business Mediumhoz viszonyítva a SMARTBooks Business Pro kibővített funkcionalitással rendelkezik. Mindkét SMARTBooks Business csomag mellé opcionálisan választhatsz Önkönyvelés kiegészítő funkciót is, amellyel az ügyviteli folyamataid mellett céged könyvelését is a SMARTBooksban vezetheted.

Előfizetés, szolgáltatáscsomagok és árak

Van-e próbaidőszak, és mi történik, ha az lejár?

Igen, a regisztrációt követően elindul egy díjmentes, 30 napos próbaidőszak. A próbaidőszak alatt, és lejártát követő 60 napon belül is előfizethetsz a szolgáltatásra. Előfizetést követően a próbaidőszak alatt már rögzített adatokkal dolgozhatsz tovább. Kérjük, az éles munkaterületeken csak valós adatokat rögzíts, mert onnan adatokat nem áll módunkban törölni. A rendszer funkcióinak kipróbálásához mindkét csomagnál rendelkezésedre áll egy Demo Kft. nevű tesztkörnyezet, kérjük, ebben teszteld a folyamataidat.
Ha valamiért mégis úgy döntenél, hogy nem fizetsz elő, a szolgáltatás elérhetősége a próbaidőszak lejártával korlátozásra kerül, majd további 60 nap múlva automatikusan megszűnik.
SMARTBooks Business regisztráció esetén nem kerül megszüntetésre a fiók, ha az a próbaidőszak alatt egy SMARTBooks Könyvelés fiókkal összekapcsolásra került. Ebben az esetben a próbaidőszak lejárta után előfizetés hiányában a SMARTBooks Businessre regisztrált cég DokuFree csomagba kerül, melynek érvényessége megegyezik a hozzá kapcsolódó SMARTBooks Könyvelés előfizetés érvényességével.

Milyen csomagok érhetők el?

Könyvelőknek három csomagot kínálunk, vállalkozásoknak pedig kettőt, amelyekhez választható Önkönyvelés kiegészítő funkció is. A részletes csomagok és árak ezeken az oldalakon érhetők el: Könyvelőknek
Vállalkozásoknak

Mi a különbség a SMARTBooks Könyvelés és a SMARTBooks Business csomag között?

SMARTBooks Könyvelés csomag:
- több munkakörnyezet is nyitható, minden könyvelt cégnek külön munkakörnyezetet biztosít
- a regisztráció során az előfizető cég a cégadatok megadásával saját maga számára is létrehoz egy munkakörnyezetet, amelyben a saját pénzügyi folyamatait és könyvelését vezetheti
- könyvelői funkciókat tartalmaz, amelyekkel rögzíthetők és feldolgozhatók a könyvelt cégek bizonylatai
- 65-ös és A60-as bevallások készítésére, 65M lapok automatikus kitöltésére és beszámoló összeállítására alkalmas

SMARTBooks Business csomag:
- egy munkakörnyezete van (az előfizető cég munkakörnyezete)
- könyvelési funkció (Önkönyvelés modul) és webshop interfész (Shoprenter integráció) opcionálisan vásárolható hozzá kiegészítő funkcióként
- integrált számlázó programmal rendelkezik
- alkalmas gépi (automatikus sorszámozású) vevő számlák és pénztárbizonylatok készítésére
- vállalkozások ügyviteli folyamatainak kezelésére alkalmas az ajánlatadástól a számlázásig
- készlet- és raktárkezelési megoldásokat tartalmaz

Mi a különbség az egyes könyvelői csomagok között?

Az Integrált csomagban (a legkisebb könyvelési csomag) csak Számlázz.hu #profi vagy SMARTBooks Business előfizetéssel rendelkező cégeket könyvelhetsz.
A Vegyes csomagban lehetőséged nyílik 20 további, Számlázz.hu #profi vagy SMARTBooks Business csomaggal nem rendelkező céget is könyvelni az Integrált csomagban foglaltakon felül.
A Korlátlan csomagban - a nevének megfelelően - semmiféle korlátozás nincsen.

Mi az a SMARTBooks DokuFree?

A SMARTBooks DokuFree egy, a SMARTBooks Könyveléssel összekapcsolva díjmentesen használható SMARTBooks Business csomag, melyben a könyvelővel történő kapcsolattartást segítve bizonylatok és különféle egyéb dokumentumok tölthetők fel a rendszerbe.

Hogyan és milyen feltételekkel tudok csomagot váltani?

A Profil oldalon, az Előfizetéseim kezelése menüpontban találod a Csomagváltás gombot. Erre kattintva megjelennek azok a lehetőségek, amelyekre a csomagváltást elvégezheted. A megfelelő opció kiválasztása után a felugró ablakban véglegesítheted a választásodat.

Havi előfizetés esetén:
- ha magasabb csomagra szeretnél váltani, akkor a következő hónapot előre szükséges fizetned, viszont a következő terhelés csak az azt követő hónapban, a fordulónapon lesz esedékes
- ha alacsonyabb csomagra szeretnél váltani, akkor a tárgyhóban a különbözet visszatérítésére nincsen mód (a csomag módosítása azonnal megtörténik), viszont a következő fordulónapon már az alacsonyabb összeg kerül terhelésre

Éves előfizetés esetén:
- ha magasabb csomagra szeretnél váltani, akkor az előfizetés a váltás időpontjától számítva újabb egy évre meghosszabbításra kerül, és csak a különbözetet szükséges megfizetned (az alacsonyabb csomagból még hátra lévő, de már megfizetett hónapok jóváírásra kerülnek a magasabb csomagból)
- alacsonyabb csomagra történő váltásra éves előfizetés esetében nincs lehetőség

Havi előfizetésről éves előfizetésre váltás esetén:
- az éves díjat előre szükséges megfizetned, és az éves előfizetés az aktuális hónap fordulónapjától számított 1 évig lesz érvényes

Hogyan tudom lemondani a szolgáltatást?

A Profil oldalon, az Előfizetéseim kezelése menüpontban találod az Előfizetés lemondása gombot. Erre kattintva, a felugró ablakban erősítheted meg lemondási szándékodat. Kérjük, oszd meg velünk a rendszerrel kapcsolatos tapasztalataidat és lemondásod okát. A lemondást követően előfizetésed érvényessége a következő fordulónapodig tart.

Hány cég használhatja a rendszert?

Egy regisztráció mindig egy cégre (könyvelőirodára vagy vállalkozásra) szól. A regisztrált cég utólagos megváltoztatására nincs lehetőség, kérjük, ezt vedd figyelembe a regisztráció során.

Hány felhasználó használhatja az előfizetésemet?

Cégen belül nincsen korlátozás a felhasználók számára vonatkozóan, bármennyi kollégának adhatsz hozzáférést a rendszerhez.

Meddig érhetők el az archív adatok?

Ha nem szeretnéd a továbbiakban igénybe venni a SMARTBooks szolgáltatást, a már kifizetett időszak lejártát követően 180 nap áll a rendelkezésedre, hogy a rögzített adatokat és bizonylatokat a rendszerből lementsd. Természetesen ezalatt a 180 nap alatt bármikor dönthetsz úgy, hogy megújítod az előfizetésedet. A 180. napot követően már nem fogsz tudni belépni a rendszerbe, ekkor a rögzített adatok törlésre kerülnek.
Ha szeretnéd, hogy 180 napon túl is megőrizzük adataidat, arra adattárolási díj ellenében van lehetőség a mindenkor aktuális díjszabás szerint. Az adattárolásra vonatkozó igényedet írásban kell jelezned felénk az előfizetői szerződésed megszűnését követő 180 napon belül.

Funkcionalitás

Milyen funkciókat kínál a rendszer?

A SMARTBooks rendszerben a könyvelési és ügyviteli folyamatokat a legtöbb esetben automatikus adatrögzítések, online kapcsolatok , vagy importálási lehetőségek segítik.
A részletes funkciólisták itt érhető el:
SMARTBooks Könyvelés
SMARTBooks Business

A SMARTBooks rendszer súgója itt érhető el.

Hogyan működik az évnyitás a SMARTBooks rendszerben, ha még nincsen rögzítve előző évi adat?

Az évnyitáshoz szükséges partneradatokat, nyitott vevő és szállító számlákat és nyitó főkönyvi adatokat egyszerűen, Excel fájlból importálhatod, ezzel jelentősen meggyorsítva a nyitó adatok nyilvántartásba vételét. Akár több száz számlát egy kattintással rögzíthetsz a SMARTBooks rendszerben.
A nyitás lépései.
Mintafájlok

Hogyan tudom átmásolni a számlatükröt a következő évre?

A SMARTBooks rendszerben egy kattintással átmásolhatod a számlatükröt a következő évre, így zavartalanul folytathatod a könyvelést. Ehhez nem kell mást tenned, mint a Pénzügy > Pénzügyi alapadatok menüpontban kijelölni az üzleti évet, ahová másolni szeretnéd a megelőző évi számlatükröt és rákattintani az Adatok másolása gombra, mellyel létrejön a számlatükör.
A másolást követően az előző évi és a tárgyévi főkönyvi számlák egymástól függetlenül kezelhetők a számlatükör-nyilvántartásban, igény szerint akár eltérő főkönyvi alábontásokkal vagy elnevezésekkel is.

Tudok-e forinttól eltérő devizában könyvelni?

A SMARTBooks Könyvelés csak a forintban történő könyvvezetést biztosítja, melynek keretében a devizás bizonylatok rögzítésekor a program automatikusan számolja a forintösszeget, valamint vevő/szállító számla kiegyenlítésekor automatikusan számolja az árfolyam-különbözetet.

Átvehetők-e a vevő számlák a SMARTBooks rendszerbe, ha nem a SMARTBooks Business, vagy a Számlázz.hu rendszerében számlázok?

Igen, gombnyomásra átvehetők a vevő számlák bármely számlázó rendszerben készített feladásból, mivel minden számlázó szoftvernek rendelkeznie kell egy ún. „Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” menüponttal, ahol a kiállított számlákról XML feladás készíthető. Ezt az XML-t tudod importálni a SMARTBooks rendszerbe (PÉNZÜGY / NAV XML számlaimport menüpontnál), így a számla adatok (partner, összeg, dátum, stb.) átvételre kerülnek. Az importálást követően a számlákat ellenőrizned és szükség esetén kontíroznod kell, mivel a kontírozás adatok nem állnak rendelkezésre az XML fájl-ban.

Továbbá a 3.0 verzióval készült számlák esetén rendelkezésre áll az automatikus importálás lehetősége is a NAV Online Számla rendszerből, melynek beállításairól bővebben itt olvashatsz.

Tipp!
Az XML-ből történő adatimportálás helyett használd a SMARTBooks Business rendszerét a számlázáshoz, így a termékek előkontírozásának köszönhetően a számlák a kiállítást (lezárást) követően azonnal, teljes körűen könyvelésre is kerülnek.

Egyszeres könyvviteli nyilvántartást lehet kezelni a rendszerben?

A SMARTBooks Könyvelés a kettős könyvviteli előírások szerinti nyilvántartást kezeli. Egyszeres könyvvezetést nem támogat a program.

Hogyan működik a Dokumentumfeltöltő?

A Dokumentumok/Dokumentumok feltöltése menüpontban lehetőséged van bizonylatokat, egyéb dokumentumokat feltölteni a rendszerbe, amely nagymértékben megkönnyíti a könyvelő és a vállalkozás közti együttműködést.

A feltöltési folyamat során minden dokumentumhoz hozzárendelheted annak típusát (vevő számla, szállító számla, pénztárbizonylat, bankbizonylat, vegyes bizonylat, egyéb). Ezen funkció használatával, a dokumentumok folyamatos feltöltése esetén a könyvelő naprakészen minden szükséges információhoz és a számlaképekhez is hozzájut a SMARTBooks fiókjában, a könyvelt cége munkakörnyezetében.

A feltöltés folyamata

A Tallózás gombra kattintva jelöld ki azokat a dokumentumokat, amelyeket szeretnél feltölteni. Egy feltöltési folyamat során egy bizonylattípus választható ki, ezért célszerű csoportosítani a feltöltendő bizonylatokat és az azonos típusúakat egy csomagban feltölteni a rendszerbe.

Ha kiválasztottad a szükséges fájlokat és beállítottad a feltöltendő bizonylatcsomag típusát, akkor kattints a Feltöltés gombra. Ezt követően a listanézeten megjelennek a feltöltött bizonylatok.

A feltöltött dokumentumok feldolgozása

A könyvelő automatikus értesítést kap, ha az ügyfele munkakörnyezetében új dokumentum került feltöltésre.

Az Előnézet gombra kattintva megtekintheted a bizonylat számlaképét, illetve egyéb fájltípus esetén letöltheted a fájlt.

A bizonylatok feldolgozásának leggyorsabb és legegyszerűbb módja, ha a listanézeten duplán kattintasz egy választott bizonylat sorára, vagy bepipáljod a jelölőnégyzetet a számla sorában, majd az Új bizonylat gombra kattintasz. Ekkor megnyílik a bizonylat típusának megfelelő rögzítőképernyő és, ha rendelkezésre áll, a számlakép is. A rögzítőképernyőn megadhatod a bizonylat adatait, és már könyvelhető is. A könyvelt bizonylat dokumentuma Új státuszból Feldolgozott státuszba kerül.

Bizonylathoz rendelés funkció

A Bizonylathoz rendelés gombbal a rendszerben már rögzített bizonylatokhoz csatolhatod a feltöltött dokumentumokat. Például: ha NAV XML fájból kerültek könyvelésre a vevő számlák, ezzel a funkcióval hozzárendelheted a számlaképeket is. Jelöld ki a csatolni kívánt dokumentumot, majd kattints a Bizonylathoz rendelés gombra. A felugró ablakban kiválaszthatod, melyik bizonylathoz szeretnéd mellékelni. A bizonylathoz rendelt dokumentumok státusza újról feldolgozottra változik.

Feltöltött dokumentumok elutasítása vagy törlése

Ha olyan dokumentum kerül feltöltésre, amelynek hibás a tartalma, vagy egyéb okból nem dolgozható fel, a dokumentum kijelölése után, az Elutasítás gombra kattintva átállíthatod a státuszát Újról Elutasítottra.

A Törlés gombot abban az esetben célszerű használni, ha például egy dokumentum duplán kerül feltöltésre, és az egyiket törölni szeretnéd a rendszerből.

Kapcsolat a SMARTBooks Business és a SMARTBooks Könyvelés között

Hogyan tudom összekapcsolni a SMARTBooks Business és a SMARTBooks Könyvelés fiókot?

SMARTBooks Businessből indított összekapcsolás

A Profil oldalon a Könyvelő csatlakoztatása gombra kattintva csak a könyvelő cég nevét kell megadnod a könyvelői kapcsolat létrehozásához. Ha a könyvelőd még nem használja a SMARTBooks rendszerét, a meghíváshoz az e-mail címét is szükséges megadnod, ahová kiküldhetjük neki a meghívót. Ebben az esetben az e-mail címre vonatkozóan érdemes egyeztetni a könyvelőddel a meghívó kiküldése előtt, mert a meghívóhoz megadott e-mail cím a meghívás elfogadását és a könyvelő cég regisztrációját követően automatikusan könyvelő fiókgazda e-mail címmé válik, amely utólagosan nem módosítható.

A könyvelő hozzáférését bármikor meg tudod szüntetni a Könyvelői kapcsolat megszüntetése gombra kattintva.

SMARTBooks Könyvelésből indított összekapcsolás

Ha az ügyfeled már SMARTBooks felhasználó:
az Adminisztráció/Könyvelt cégek adminisztrálása menüpontban, a Cég csatlakoztatása gomb megnyomását követően, a könyvelői kapcsolat létrehozásához csak az ügyfeled cégének nevét kell megadnod.

Ha az ügyfeled még nem használja a SMARTBooks rendszerét:
jelöld ki az Adminisztráció/Könyvelt cégek adminisztrálása menüpontban a már meglévő munkakörnyezetét, majd kattints a Meghívás SMARTBooks Businessbe gombra. A felugró ablakban add meg ügyfeled e-mail címét, amellyel meghívhatod őt a rendszerbe. Az e-mail címre vonatkozóan érdemes egyeztetni a meghívó kiküldése előtt, mert az itt megadott e-mail cím a meghívás elfogadását és a vállalkozás SMARTBooks Business fiókra történő regisztrációját követően automatikusan fiókgazda e-mail címmé válik, amely utólagosan nem módosítható. (Amennyiben még nem hoztál létre a fiókodban az ügyfeled számára munkakörnyezetet, úgy hozd létre azt a Cég csatlakoztatása gombra kattintva, majd folytasd a folyamatot a fent már említett lépésekkel.)

A Törlés gombra kattintva bármikor törölheted könyvelő fiókodból ügyfeled munkakörnyezetét, amely a könyvelői kapcsolat megszüntetését jelenti (ügyfeled számára a SMARTBooks Business fiók továbbra is elérhető marad).

Kapcsolat a Számlázz.hu-val

Hogyan működik a Számlázz.hu kapcsolat?

A SMARTBooks és Számlázz.hu fiókjaid összekapcsolását követően a Számlázz.hu rendszerében létrehozott vevő és szállító számlák, valamint a számlák partner adatai automatikusan megjelennek a SMARTBooks rendszerben számlaképekkel és vevő számlák esetén a megadott kontírozás adatokkal együtt. A szinkronizáció 3 percenként történik. A számlák először az Adatfeldolgozó központ menüpontba kerülnek, majd feldolgozást követően a Vevő számla vagy a Szállító számla menüpontba.

Hogyan tudom a Számlázz.hu könyvelői fiókomat (könyvelői hozzáférést) összekapcsolni a SMARTBooks rendszerrel?

Amennyiben még nincs összekapcsolva a SMARTBooks rendszered a Számlázz.hu fiókoddal, több helyről is kezdeményezheted azt. Fontos, hogy a hozzáférés megadásánál azt az e-mail címedet használd, amellyel könyvelői hozzáféréssel rendelkezel a Számlázz.hu-ban a könyvelt cégeidhez.
A) Automatikus csatlakozással a SMARTBooks weboldal profil felületről
B) Automatikus csatlakozással a SMARTBooks rendszer könyvelt cégek menüpontjában

A) Automatikus csatlakoztatás - SMARTBooks weboldal profil oldalon
A SMARTBooks fiókba történő belépés után a Profil oldalon találod a Fiók összekötése a Számlázz.hu-val gombot (a jobb felső sarokban).
Erre a gombra kattintva, majd a Számlázz.hu fiókodba belépve hozzáférést engedélyezel a Számlázz.hu fiókodban kezelt cégekhez.
Ezt követően a Profil oldalon megjelenő cégeknek a Cég nyitása gombbal hozhatsz létre munkaterületet a SMARTBooks rendszerben.

B) Automatikus csatlakoztatás - SMARTBooksban
A SMARTBooksban a profil ikonra kattintás után megjelenő Könyvelt cégek menüpontban elérhető a Cég csatlakoztatása (Számlázz.hu) gomb, mellyel a Számlázz.hu fiókodba belépve hozzáférést engedélyezel a Számlázz.hu fiókodban kezelt cégekhez. Ezt követően a rendszer automatikusan megjeleníti azon cégek listáját, melyeket a Számlázz.hu-ban kezelsz.
Az itt megjelenő cégeknek új munkaterületet hozhatsz létre a SMARTBooks rendszerben a Kiválasztott cég hozzáadása gombbal.

Hogyan tudok Számlázz.hu #profi csomaggal rendelkező céget csatlakoztatni a SMARTBooks rendszerhez?

Igény szerint több irányból is elérhető a cég csatlakoztatása a két rendszer között:
A) Automatikus csatlakozással a SMARTBooks weboldal profil felületről, könyvelői hozzáféréssel
B) Automatikus csatlakozással a SMARTBooks rendszer Könyvelt cégek adminisztrálása menüpontjában, könyvelői hozzáféréssel
C) Manuális csatlakoztatással a SMARTBooks rendszer és a Számlázz.hu között

A) Automatikus csatlakoztatás - SMARTBooks weboldal profil felületen, könyvelői hozzáféréssel
A SMARTBooks és Számlázz.hu fiókok összekapcsolását követően, a SMARTBooks fiókba történő belépés után a Profil oldalon megjelennek azok a cégek is, amelyekhez rendelkezel könyvelői hozzáféréssel a Számlázz.hu fiókodban, de még nincsenek a SMARTBooks rendszerben regisztrálva. A Cég nyitása gombra kattintva elkészül a SMARTBooksban a cég munkaterülete, amely automatikusan összekapcsolásra kerül a cég Számlázz.hu számlázási fiókjával.

B) Automatikus csatlakoztatás - SMARTBooks rendszerben, könyvelői hozzáféréssel
A SMARTBooksban az Adminisztráció/Könyvelt cégek adminisztrálása menüpontban elérhető a Cég csatlakoztatása (Számlázz.hu) gomb.
A SMARTBooks és Számlázz.hu fiókok összekapcsolását követően a rendszer automatikusan megjeleníti azon cégek listáját, melyekhez a Számlázz.hu-ban könyvelői hozzáféréssel rendelkezel.
Számukra új munkaterületet a SMARTBooks rendszerben a Kiválasztott cég hozzáadása gombbal hozhatsz létre.

C) Manuális csatlakoztatás - SMARTBooks rendszerben
1. A SMARTBooksban az Adminisztráció/Könyvelt cégek adminisztrálása menüpontban kattints duplán a cégre.
2. A Számlázz.hu kulcs (KSZI) mezőben található azonosítót másold a vágólapra.
3. A Számlázz.hu rendszer Beállítások / Fiók beállításai / Online pénzügyi adatkapcsolat menüpontja alatt Fogadó rendszerként a SMARTBooksot választva az Azonosító kulcs mezőbe másold be az azonosítót és állítsd be az Adatküldés kezdete dátumot. A beállítás mentése után létrejön a két rendszer közötti kapcsolat.

Milyen adatok érkeznek a Számlázz.hu fiókból?

A Számlázz.hu rendszerben létrehozott vevői számlák és a hozzájuk tartozó számlaképek.
A Számlázz.hu felhasználók között létrejött szállítói számlák és a hozzájuk tartozó számlaképek.
A számlák partner, dátum, deviza, tételadatai, vevő számlák esetén a Számlázz.hu-ban beállított kontírozással rögzítve.
Autokassza használata esetén a banki tranzakciók adatai.

Kapcsolat bérszámfejtő programokkal

Összekapcsolható-e a SMARTBooks más, bérszámfejtő programokkal?

A SMARTBooks alkalmazásban jelenleg nincsen bérszámfejtés funkció, de természetesen felkészítettük a rendszert arra, hogy könnyen és gyorsan be tudd olvasni a bérprogramok által készített könyvelési feladást.
A WTBÉR, az RLB60 és a Kulcs-Bér által generált fájlok átalakítás nélkül beolvashatók.
Bármilyen más egyéb szoftverből excel fájlból olvashatók be az adatok a vegyes bizonylat importálás funkcióval.

Technikai kérdések

Mire van szükség a rendszer használatához?

A rendszer használatához mindössze egy internetkapcsolattal rendelkező számítógépre van szükséged. A SMARTBooks rendszer eléréséhez egy webböngésző (ajánlott: Chrome) segítségével csak be kell jelentkezned a www.smartbooks.hu weboldalon és máris használhatod a rendszert. Semmit sem kell telepítened, a SMARTBooks bármikor, bárhonnan elérhető.

Internetkapcsolat nélkül is tudom-e használni a rendszert?

Sajnos nem. A SMARTBooks egy internetes rendszer, offline (kapcsolat nélküli módban) nem elérhető.

Mobiltelefonon is működik-e a rendszer?

Mobilkészülékkel is be tudsz lépni a SMARTBooks-ba, de a felhasználói felületek nagyobb képernyőre vannak optimalizálva, így inkább laptop vagy asztali számítógép használatát javasoljuk. Természetesen folyamatosan dolgozunk azon, hogy bizonyos funkciók akár telefonon keresztül is elérhetők legyenek.

Hol tárolja a SMARTBooks az adataimat, biztonságban vannak-e?

A SMARTBooks az IT felhőszolgáltatójának szerverén, Magyarországon tárolja az adatokat. Az adatokról minden nap biztonsági mentés készül. Természetesen létezik egy tartalék adatközpont arra az esetre, ha az elsődleges központban valami komoly probléma keletkezne. További részleteket az adatkezelési tájékoztatónkban olvashatsz, amit az oldal alján lévő linken érsz el.

Elérhető-e a SMARTBooks rendszer angol vagy más idegen nyelven?

Jelenleg csak magyarul érhető el a felület, azonban bizonylatok, számlák nyelve lehet angol is.

Fizetéssel kapcsolatos információk

Hogyan tudok előfizetni, milyen adatokat kell ehhez megadni?

A próbaidőszak alatt, vagy az azt követő 60 napon belül bármikor lehetőséged van előfizetni a szolgáltatásra, a Profil oldalon az Előfizetéseim kezelése menüpontban. Mindössze a bankkártyád számára, lejárati idejére, illetve a kártya hátoldalán található ellenőrző kódra van szükséged. Éves előfizetések esetén átutalás opciót is választhatsz a Simplepay tranzakció során.

Csak bankkártyával lehet fizetni?

Havi előfizetések esetén igen, éves előfizetések esetén viszont lehetőség van átutalás opciót is választani a Simplepay tranzakció során.

Biztonságban vannak-e a kártyaadataim?

A SMARTBooks pénzügyi szolgáltatója a SimplePay (by OTP Mobil) fizetési szolgáltató. Minden fizetéskor átirányításra kerülsz a SimplePay oldalára, így a kártyaadatokat csak és kizárólag a fizetési szolgáltató kapja meg, azokat a SMARTBooks nem ismeri és nem tárolja.

Lejárt a bankkártyám, mi a teendő?

A Profil oldalon az Előfizetéseim kezelése menüpontban, az Előfizetés meghosszabbítása gombbal egy új fizetési tranzakciót kell kezdeményezned, ahol megadhatod az új kártyaadatokat.

Nem sikerült a kártyámról levonni az előfizetési díjat, mit csináljak?

A SMARTBookstól - és esetleg a számlavezető bankodtól is - kapsz értesítést, ha a terhelés sikertelen. Semmi gond, másnap újra megpróbáljuk a terhelést. Amennyiben 30 napon keresztül nem sikerül a terhelés (pl. letiltott kártya vagy fedezethiány miatt), akkor a rendszer bizonyos funkcióit korlátozzuk. Ezt elkerülendő, kérjük, kövesd a sikertelen tranzakcióról szóló értesítő e-mailben leírtakat. Ha a kártyád és a számlaegyenleged is rendben, de továbbra sem sikerül a terhelés, kérjük, kattints az értesítő e-mailben található Előfizetek gombra új tranzakció kezdeményezéséhez, amelyet a bejelentkezést követően, az Előfizetéseim kezelése menüpontban, az Előfizetés meghosszabbítása gombbal érhetsz el.

Milyen időszakonként terhelik meg a kártyámat?

Havi és éves előfizetés esetén is a fordulónapon terheljük meg a kártyádat, havi előfizetés esetén ez havi, éves előfizetés esetén pedig éves gyakorisággal történik.

Mikor kapok számlát az előfizetési díjról?

Ha a fizetés sikeres volt, rendszerünk automatikusan, néhány percen belül kiállítja a számlát a regisztráció során megadott cégnévre és kiküldi a fiókgazda e-mail címre. Az e-mailből csak a fiókgazda felhasználó jogosult letölteni a számlát, így kérjük, fiókgazdaként töltsd le és szükség esetén úgy továbbítsd a megfelelő helyre, mert más nem fog hozzáférni a számlához. A számla elérhető a rendszerben fiókgazda felhasználóként bejelentkezve a Profil oldal Számláim menüpontja alatt is, ahonnan PDF formátumban szintén letölthető.

Számlázás / NAV online számla

Be kell-e jelentenem a NAV felé a számlázórendszeremet?

Nem.

(A SZAMLAZO elnevezésű nyomtatványon teljesítendő adatszolgáltatást előíró 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 11.§ és 13.§-t 2021. január 4-től hatályon kívül helyezte a 17/2020. (XII. 30.) PM rendelet 3. §-a.)

A rendszer automatikusan küldi-e a NAV Online Számla rendszer felé a kimenő számlákat?

Igen, a jogszabályban meghatározott, belföldi adóalanyok közötti ügyletekről kiállított számlák esetében.
Fontos, hogy az adatszolgáltatás teljesítés érdekében a SMARTBooks fiókodat össze kell kapcsolnod a NAV online számla rendszerével, ezért a regisztrált technikai felhasználói adatokat (technikai felhasználó neve, jelszava és az ehhez tartozó kulcsok) be kell másolnod a SMARTBooks rendszer cégadat-nyilvántartásában található NAV online számla adatokhoz. Ugyanezen kapcsolat segítségével lekérhetők a NAV rendszeréből a cég részére kiállított szállító számlák is, a NAV online szállító számla adatfogadás kezdő dátum mezőben kiválasztott naptól kezdődően.