Gyakran ismételt kérdések

Általános

Mi az a SMARTBooks?
A SMARTBooks a Smart Express Technologies Kft. által fejlesztett webes, felhőalapú, havidíjas könyvelési, illetve pénzügyi rendszer. A Smart Express Technologies Kft. a Smartfront Kft. leányvállalata. A Smartfront sok éves ERP bevezetési tapasztalata alapján hoztunk létre egy könnyen és olcsón elérhető alkalmazáscsomagot.
Kik használhatják a rendszert?
A rendszert bárki használhatja, aki regisztrál. A SMARTBooks Könyvelést könyvelőknek, könyvelőirodáknak ajánljuk, míg a SMARTBooks Pénzügyet kisebb vállalkozások pénzügyeinek (számlázás, szállítói számlák nyomon követése, pénztárnyilvántartás stb.) kezelésére javasoljuk.

Regisztráció, bejelentkezés

Hogyan tudom kipróbálni a szolgáltatást?
A www.smartbooks.hu weboldalon csak válassza ki, hogy Ön könyvelő vagy egyéb vállalkozó. Ezután egy könnyű és gyors regisztrációs folyamatot követően Ön a rendszer minden funkcióját elérheti és használhatja egy 30 napos ingyenes próbaidőszak alatt. A próbaidőszak végét követően Ön választhat, hogy még egyszer meghosszabbítja a próbaidőszakot 30 nappal, vagy előfizet a szolgáltatásra.
Hogyan tudok regisztrálni?
A www.smartbooks.hu weboldalon a kapcsolattartó és néhány céges adat megadásával tud regisztrálni. A regisztráció ingyenes, nem jár fizetési kötelezettséggel.
Hogyan tudom módosítani a jelszavam?
A Profil oldalon az egeret a nevünkre húzva megjelenik egy kis ceruza ikon. Erre kattintva a felugró ablakban meg kell adnunk a régi jelszavunkat, majd az új jelszót kétszer.
Elfelejtettem a jelszavam. Mi a teendő?
A www.smartbooks.hu oldal bejelentkezési felületén található egy Elfelejtett jelszó gomb. Erre kattintva meg kell adnunk a regisztrációkor megadott e-mail címünket, amire a rendszer jelszóemlékeztető e-mailt küld.
Hányan használhatják a rendszert?
Amennyiben Ön regisztrálja a cégét, bármennyi kollégát meghívhat, hogy ők is használhassák a rendszert. A rendszer nem korlátozza a felhasználók számát az adott cég részéről.
Van-e bármilyen mennyiségi korlátozás a rendszerben?
A SMARTBooks Könyvelés csomagok esetén bizonyos csomagokban korlátoztuk a könyvelt cégek számát, illetve típusát, de természetesen létrehoztunk egy Korlátlan csomagot is. Erről bővebb információt a http://smartbooks.hu/portal/public/accountantProduct#pricing oldalon talál. Nincs semmilyen egyéb korlátozás (felhasználószám, bizonylatszám stb.) a rendszerben.

Előfizetés, szolgáltatáscsomagok és árak

Van-e próbaidőszak, és mi történik, ha az lejár?
Igen, a regisztrációt követően elindul egy ingyenes 30 napos próbaidőszak, amely egy alkalommal további 30 nappal meghosszabbítható. A próbaidőszak alatt, vagy a lejáratát követő 30 napon belül Ön előfizethet a szolgáltatásra. Amennyiben előfizet, Ön tovább dolgozhat a már berögzített adatokkal. Abban a sajnálatos esetben, ha Ön nem fizet elő, a próbaidőszak lejárta után 30 nappal töröljük a regisztrációját és a rögzített adatait.
Milyen csomagok érhetők el?
Könyvelőknek három csomagot kínálunk, míg egyéb vállalkozásoknak egyet. A részletes csomagok és árak ezeken az oldalakon érhetők el: Könyvelőknek
Nem könyvelőknek
Mi a különbség a SMARTBooks Könyvelés és a SMARTBooks Pénzügy csomag között?
SMARTBooks Könyvelés csomag:
- több munkakörnyezet is nyitható, minden könyvelt cégnek külön munkakörnyezetet biztosít
- a regisztráció során a „Magamat könyvelem” funkció kiválasztásával az előfizető cég saját maga számára is létrehozhat egy munkakörnyezetet, amelyben a saját pénzügyi folyamatait és könyvelését vezetheti
- könyvelői funkciókat tartalmaz, amelyekkel rögzíthetők és feldolgozhatók a könyvelt cégek bizonylatai
- 65-ös és A60-as bevallások készítésére és beszámoló összeállítására alkalmas

SMARTBooks Pénzügy csomag:
- egy munkakörnyezete van (az előfizető cég munkakörnyezete)
- könyvelői funkciókat nem tartalmaz
- integrált számlázó programmal rendelkezik
- alkalmas gépi (automatikus sorszámozású) vevő számlák és pénztárbizonylatok készítésére
Mi a különbség az egyes könyvelői csomagok között?
A legkisebb könyvelési csomagban (Integrált csomag) Ön csak Számlázz.hu #profi vagy SMARTBooks Pénzügy előfizetéssel rendelkező cégeket könyvelhet. A Vegyes csomagban lehetősége nyílik 20 további, Számlázz.hu #profi vagy SMARTBooks Pénzügy csomaggal nem rendelkező céget könyvelni. A Korlátlan csomagban - a nevének megfelelően - semmiféle korlátozás nincs.
Hogyan és milyen feltételekkel tudok csomagot váltani?
A Profil oldalon, az előfizetési csomag neve alatt található egy Részletek gomb. Erre kattintva, a megnyíló oldalon megjelenik a Csomagot váltok gomb. Kattintás után megjelennek azok a lehetőségek, amelyekre váltani tudunk. A megfelelő opció kiválasztása után a Megerősítés gombbal véglegesíthetjük a csomagváltás iránti igényünket.

SMARTBooks Könyvelés havi előfizetés esetén:
- ha magasabb csomagra szeretnénk váltani, akkor a következő hónapot előre szükséges fizetni, viszont a következő terhelés csak az azt követő hónapban, a fordulónapon lesz esedékes
- ha alacsonyabb csomagra szeretnénk váltani, akkor a tárgyhóban a különbözet visszatérítésére nincsen mód (a csomag módosítása azonnal megtörténik), viszont a következő fordulónapon már az alacsonyabb összeg kerül terhelésre

SMARTBooks Könyvelés éves előfizetés esetén:
- ha magasabb csomagra szeretnénk váltani, akkor az előfizetés a váltás időpontjától számítva újabb egy évre meghosszabbításra kerül, és csak a különbözetet szükséges megfizetni (az alacsonyabb csomagból még hátra lévő, de már megfizetett hónapok jóváírásra kerülnek a magasabb csomagból)
- alacsonyabb csomagra történő váltásra éves előfizetés esetében nincs lehetőség

Havi előfizetésről éves előfizetésre váltás SMARTBooks Pénzügy és SMARTBooks Könyvelés csomag esetében is:
- az éves díjat előre szükséges megfizetni, és az éves előfizetés az aktuális hónap fordulónapjától számított 1 évig lesz érvényes
Hogyan tudom lemondani a szolgáltatást?
A Profil oldalon, az előfizetési csomag neve alatt található egy Részletek gomb. Erre kattintva, a megnyíló oldalon megjelenik az Előfizetés lemondása gomb. Kattintás után, ismételten az Előfizetés lemondása gombra kattintva megerősíthetjük lemondási szándékunkat.
Hány cég használhatja a rendszert?
Egy regisztráció mindig egy cégre (könyvelőirodára vagy egyéb vállalkozásra) szól.
Hány felhasználó használhatja az előfizetésemet?
Cégen belül nincsen felhasználószám korlát, Ön bármennyi kollégának adhat hozzáférést a rendszerhez.
Meddig érhetők el az archív adatok?
Abban a sajnálatos esetben, ha Ön nem kívánja a továbbiakban igénybe venni a SMARTBooks szolgáltatást, a már kifizetett időszak lejártát követően Önnek 180 nap áll a rendelkezésére, hogy a rendszerben rögzített adatokat és bizonylatokat a rendszerből lementse. Természetesen ezalatt a 180 nap alatt bármikor dönthet úgy, hogy megújítja az előfizetését. A 180. napot követően Ön nem tud belépni a rendszerbe.

Funkcionalitás

Milyen funkciókat kínál a rendszer?
A SMARTBooks rendszerben a könyvelési és pénzügyi adatok rögzítését, folyamatait a legtöbb esetben automatikus adatrögzítések, online kapcsolatok , vagy importálási folyamatok segítik. Az alábbi lista a főbb témaköröket tartalmazza, melyek a választott rendszernek megfelelően érhetők el.
Kimenő számla kiállítás / importálás/ rögzítés.
Kimenő / szállítói számlák automatikus importálása Számlázz.hu-ból.
Szállítói számla rögzítés.
Banki utalás feladás.
Banki bizonylat rögzítés.
Pénztárbizonylat-rögzítés / automatikus létrehozás számlából.
Vegyesbizonylat-rögzítés / importálás XLS-ből.
Tárgyi eszközök kezelése / nyitó állomány importálása XLS-ből.
ÁFA kezelés, áfabevallás XML állomány létrehozása az ÁNYK program felé.
Két tetszőleges dimenzió használata.
Zárási feladatok támogatása, automatikus zárás/nyitás.
Pénzügyi és könyvelési riportok.
Dokumentumkezelő.
Riportok XLS és PDF exportja.
A teljes funkciólista itt érhető el , amely tartalmazza a
SMARTBooks Könyvelés és a Számlázz.hu #profi csomagban, valamint a
SMARTBooks Pénzügy rendszerben elérhető funkciók részletes listáját.

A SMARTBooks rendszer súgója itt érhető el.
Évnyitás a SMARTBooks rendszerben (amennyiben még nincs rögzítve előző évi adat)
Az évnyitáshoz szükséges partneradatok, nyitott vevő/szállító számlák és nyitó főkönyvi adatok egyszerűen, Excel fájlból importálhatók, ezzel jelentősen meggyorsítva a nyitó adatok nyilvántartásba vételét. Akár több száz számla egy kattintásra rögzítésre kerül a SMARTBooks rendszerben.
A nyitás lépései.
Mintafájlok
Számlatükör másolása a következő évre
SMARTBooks rendszerben egy kattintással átmásolható a számlatükör a következő évre, így zavartalanul folytatható a könyvelés a következő évben is. Ehhez nem kell mást tenni, mint a Pénzügy > Pénzügyi alapadatok menüpontban kijelölni az üzleti évet és rákattintani az Adatok másolása gombra, mellyel létrejön a számlatükör.
A másolást követően az előző évi és a tárgyévi főkönyvi számlák függetlenül kezelhetők a számlatükör-nyilvántartásban, igény szerint akár eltérő főkönyvi alábontásokkal vagy elnevezésekkel.
Tudok-e forinttól eltérő devizában könyvelni?
A SMARTBooks Könyvelés csak a forintban történő könyvvezetést biztosítja, melynek keretében a devizás bizonylatok rögzítésekor a program automatikusan számolja a forint összegét, valamint vevő/szállító számla kiegyenlítésekor automatikusan számolja az árfolyam-különbözetet.
Átvehetők-e a vevő számlák a SMARTBooks rendszerbe, ha nem a SMARTBooks Pénzügy, vagy a Számlázz.hu rendszerében számlázok?
Igen, gombnyomásra átvehetők a vevő számlák bármely számlázó rendszerben készített feladásból, mivel minden számlázó szoftvernek rendelkeznie kell egy ún. „Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” menüponttal, ahol a kiállított számlákról XML feladás készíthető. Ezt az XML-t be lehet importálni a SMARTBooks rendszerbe (PÉNZÜGY / NAV XML számlaimport menüpontnál), így a számla adatok (partner, összeg, dátum, stb.) átvételre kerülnek. Az importálást követően a számlákat ellenőrizni, szükség esetén kontírozni szükséges, mivel a kontírozás adatok nem állnak rendelkezésre az XML fájl-ban.

Tipp!
Az XML-ből történő adatimportálás helyett használja a SMARTBooks Pénzügy rendszerét a számlázásra, így a termékek előkontírozásának köszönhetően a számla kiállítást (lezárást) követően azonnal, teljes körűen könyvelésre is kerülnek a számlák.
Egyszeres könyvviteli nyilvántartást lehet kezelni a rendszerben?
A SMARTBooks Könyvelés a kettős könyvviteli előírások szerinti nyilvántartást kezeli. Egyszeres könyvvezetést nem támogat a program.
Hogyan működik a Dokumentumfeltöltő?
A Dokumentumok/Dokumentumok feltöltése menüpontban lehetőség van bizonylatokat, egyéb dokumentumokat feltölteni a rendszerbe, amely nagy mértékben megkönnyíti a könyvelő és a vállalkozó közti együttműködést.

A feltöltési folyamat során minden dokumentumhoz hozzárendelhető annak típusa (vevő számla, szállító számla, pénztárbizonylat, bankbizonylat, vegyes bizonylat, egyéb). Ezen funkció használatával, a dokumentumok folyamatos feltöltése esetén a könyvelő naprakészen minden szükséges információhoz és a számlaképekhez is hozzáfér a SMARTBooks fiókjában, a könyvelt cégének munkakörnyezetében.

A feltöltés folyamata

A Tallózás gombra kattintva jelöljük ki azokat a dokumentumokat, amelyeket szeretnénk feltölteni. Egy feltöltési folyamat során egy bizonylattípus választható ki, ezért célszerű csoportosítani a feltöltendő bizonylatokat és az azonos típusúakat egy folyamatban feltölteni a rendszerbe.

Ha kiválasztottuk a szükséges fájlokat és beállítottuk a feltöltendő bizonylatcsomag típusát, akkor kattintsunk a Feltöltés gombra. Ezt követően a listanézeten megjelennek a feltöltött bizonylatok.

A feltöltött dokumentumok feldolgozása

A könyvelő automatikus értesítést kap, ha az ügyfele munkakörnyezetében új dokumentum került feltöltésre.

Az Előnézet gombra kattintva megtekinthetjük a bizonylat számlaképét, illetve egyéb fájltípus esetén letölthetjük a fájlt.

A bizonylatok feldolgozásának leggyorsabb és legegyszerűbb módja, ha a listanézeten duplán kattintunk egy választott bizonylat sorára, vagy bepipáljuk a jelölőnégyzetet a számla sorában, majd az Új bizonylat gombra kattintunk. Ekkor megnyílik a bizonylat típusának megfelelő rögzítőképernyő és, ha rendelkezésre áll, a számlakép. A rögzítőképernyőn megadhatjuk a bizonylat adatait, és már könyvelhetjük is. A könyvelt bizonylat dokumentuma Új státuszból Feldolgozott státuszba kerül.

Bizonylathoz rendelés funkció

A Bizonylathoz rendelés gombbal a már rendszerben rögzített bizonylatokhoz csatolhatjuk a feltöltött dokumentumokat. Például: ha NAV XML fájból kerültek könyvelésre a vevő számlák, ezzel a funkcióval hozzárendelhetők a számlaképek is. Jelöljük ki a csatolni kívánt dokumentumot, majd kattintsunk a Bizonylathoz rendelés gombra. A felugró ablakban kiválaszthatjuk, melyik bizonylathoz szeretnénk mellékelni. A bizonylathoz rendelt dokumentumok státusza újról feldolgozottra változik.

Feltöltött dokumentumok elutasítása vagy törlése

Ha olyan dokumentum kerül feltöltésre, amelynek hibás a tartalma, vagy egyéb okból nem dolgozható fel, a dokumentum kijelölése után, az Elutasítás gombra kattintva átállíthatjuk a státuszát Újról Elutasítottra.

A Törlés gombot abban az esetben célszerű használni, ha például egy dokumentum duplán kerül feltöltésre, és az egyiket törölni szeretnénk a rendszerből.

Kapcsolat a SMARTBooks Pénzügy és a SMARTBooks Könyvelés között

Hogyan tudom összekapcsolni a SMARTBooks Pénzügy és a SMARTBooks Könyvelés fiókot?
SMARTBooks Pénzügyből indított összekapcsolás

Ha a könyvelőnk már SMARTBooks felhasználó:
az Adminisztráció/Fiók adatok menüpontban, a Könyvelő meghívása gomb megnyomását követően a könyvelői kapcsolat létrehozásához csak a könyvelő cég nevét kell megadnunk.

Ha a könyvelőnk még nem használja a SMARTBooks rendszerét:
az Adminisztráció/Fiók adatok menüpontban, a könyvelő cég nevét a kapcsolattartó nevével és e-mail címével kiegészítve meghívhatjuk őt. Ebben az esetben ez e-mail címre vonatkozóan érdemes egyeztetni a könyvelővel a meghívó kiküldése előtt, mert a meghívóhoz megadott e-mail cím a meghívás elfogadását és a könyvelő cég regisztrációját követően automatikusan könyvelő fiókgazda e-mail címmé válik, amely utólagosan nem módosítható.

A könyvelő hozzáférését bármikor meg tudjuk szüntetni a Könyvelői kapcsolat megszüntetése gombra kattintva.

SMARTBooks Könyvelésből indított összekapcsolás

Ha az ügyfelünk már SMARTBooks felhasználó:
az Adminisztráció/Könyvelt cégek adminisztrálása menüpontban, a Cég csatlakoztatása gomb megnyomását követően, a könyvelői kapcsolat létrehozásához csak az ügyfelünk cégének nevét kell megadnunk.

Ha az ügyfelünk még nem használja a SMARTBooks rendszerét:
jelöljük ki az Adminisztráció/Könyvelt cégek adminisztrálása menüpontban a már meglévő munkakörnyezetét, majd kattintsunk a Meghívás SMARTBooks Pénzügybe gombra. A felugró ablakban adjuk meg ügyfelünk e-mail címét, amellyel meghívhatjuk őt a rendszerbe. Az e-mail címre vonatkozóan érdemes egyeztetni a meghívó kiküldése előtt, mert az itt megadott e-mail cím a meghívás elfogadását és a vállalkozás SMARTBooks Pénzügy fiókra történő regisztrációját követően automatikusan adminisztrátor (pénzügyes fiókgazda) e-mail címmé válik, amely utólagosan nem módosítható. (Amennyiben még nem hoztunk létre a fiókunkban az ügyfelünk számára munkakörnyezetet, úgy hozzuk létre azt a Cég csatlakoztatása gombra kattintva, majd folytassuk a folyamatot a fent már említett lépésekkel.)

A Törlés gombra kattintva bármikor törölhetjük könyvelő fiókunkból az ügyfelünk munkakörnyezetét, amely a könyvelői kapcsolat megszüntetését jelenti (ügyfelünk számára a SMARTBooks Pénzügy fiók továbbra is elérhető marad).

Kapcsolat a Számlázz.hu-val

Hogy működik a Számlázz.hu kapcsolat?
A Számlázz.hu rendszerben létrehozott vevői és szállítói számlák, valamint a számlák partner adatai automatikusan megjelennek a SMARTBooks rendszerben, a megadott kontírozás adatokkal. A szinkronizáció 15 percenként történik.
Hogy tudok Számlázz.hu fiókot bekapcsolni a SMARTBooks rendszerbe?
Amennyiben még nincs összekapcsolva a SMARTBooks rendszere a Számlázz.hu fiókkal, igény szerint több helyről is elérhető a két rendszer összekapcsolása.
A) Automatikus csatlakozással a SMARTBooks weboldal profil felületről
B) Automatikus csatlakozással a SMARTBooks rendszer könyvelt cégek menüpontjában

A) Automatikus csatlakoztatás - SMARTBooks weboldal profil oldalon
A SMARTBooks fiók belépés után a SMARTBooks weboldal profil képernyőjén megjelenik a SZÁMLÁZZ.HU-S KAPCSOLAT blokk (könyvelt cégek alatt).
Az Összekötöm gombra kattintva, majd a Számlázz.hu fiókjába belépve hozzáférést engedélyez a Számlázz.hu fiókjában kezelt cégekhez.
Ezt követően a profil képernyőn megjelenő cégeknek a Könyvelem gombbal hozhat létre munkaterületet a SMARTBooks rendszerben.

B) Automatikus csatlakoztatás - SMARTBooks-ban
A SMARTBooks-ban a profil ikonra kattintás után megjelenő Könyvelt cégek menüpontban elérhető a Cég csatlakoztatása (Számlázz.hu) gomb, mellyel a Számlázz.hu fiókjába belépve hozzáférést engedélyez a Számlázz.hu fiókjában kezelt cégekhez. Ezt követően a rendszer automatikusan megjeleníti a cégeket listáját, melyeket a Számlázz.hu-ban kezel.
Az itt megjelenő cégeknek új munkaterületet hozhat létre a SMARTBooks rendszerben a Kiválasztott cég hozzáadása gombbal.
Hogy tudok Számlázz.hu céget csatlakoztatni a SMARTBooks rendszerhez?
Igény szerint több irányból is elérhető a cég csatlakoztatása a két rendszer között:
A) Automatikus csatlakozással a SMARTBooks weboldal profil felületről
B) Automatikus csatlakozással a SMARTBooks rendszer könyvelt cégek menüpontjában
C) Manuális csatlakoztatással a SMARTBooks rendszer és a Számlázz.hu között

A) Automatikus csatlakoztatás - SMARTBooks weboldal profil felületen
A SMARTBooks fiók belépés után a SMARTBooks weboldalon a profil képernyőn megjelennek a SZÁMLÁZZ.HU-S KÖNYVELTJEI blokkban azok a cégek, amelyek elérhetők a Számlázz.hu fiókjában, de még nincsenek a SMARTBooks rendszerben regisztrálva. A Könyvelem gombra kattintva elkészül a SMARTBooks cég munkaterülete és automatikusan összekapcsolásra kerül a Számlázz.hu fiókkal.

B) Automatikus csatlakoztatás - SMARTBooks rendszerben
A SMARTBooks-ban a profil ikonra kattintás után megjelenő Könyvelt cégek menüpontban elérhető a Cég csatlakoztatása (Számlázz.hu) gomb.
A rendszer automatikusan megjeleníti a cégeket listáját, melyeket a Számlázz.hu-ban kezel.
Új munkaterületet hozhat létre a SMARTBooks rendszerben a Kiválasztott cég hozzáadása gombbal.

C) Manuális csatlakoztatás - SMARTBooks rendszerben
1. A SMARTBooks-ban a profil ikonra kattintás után megjelenő Könyvelt cégek menüpontban kattintson duplán a cégre.
2. A Számlázz.hu kulcs (KSZI) mezőben található azonosítót másolja vágólapra.
3. A Számlázz.hu rendszer Beállítások / Fiók beállításai / Könyvelői adatkapcsolatok menüpont alatt a Fogadó rendszer-ben a SMARTBooks-ot választva az Azonosító kulcs mezőbe másolja be az azonosítót és állítsa be az adatküldés kezdete dátumot. A beállítás mentése után létrejön a két rendszer közötti kapcsolat.
Milyen adatok érkeznek a Számlázz.hu fiókból?
A Számlázz.hu rendszerben létrehozott vevői számlák. A Számlázz.hu-s felhasználók között létrejött szállítói számlák. A számlák partner, dátum, deviza, tételadatai, akár a Számlázz.hu-ban beállított kontírozással rögzítve, valamint az áfakódnak megfelelő áfabesorolással a következő Számlázz.hu kódoknál: 5,18,27,ÁKK, F.AFA,MAA,TAM, AAM,EU,EUK.
(A Számlázz.hu-ban kiállított számlák áfakódjai nem teljes körűen tartalmazzák a NAV áfabevallás sorai szerinti jogcímeket, ezért a SMARTBooks rendszerben a számlák ellenőrzése, esetenkénti módosítása szükséges.)

Kapcsolat bérszámfejtő programokkal

Kapcsolat bérszámfejtő programokkal
A SMARTBooks alkalmazásban jelenleg nincs bérszámfejtés funkcionalitás, de természetesen felkészítettük a rendszert arra, hogy Önök könnyen és gyorsan be tudják olvasni a bérprogramok által készített könyvelési feladást.
Az RLB60 és a Kulcs-Bér által generált file-ok átalakítás nélkül beolvashatók.
Bármilyen más egyéb szoftverből excel file-ból beolvashatók az adatok a vegyes bizonylat importálás funkcióval.

Technikai kérdések

Mi kell a rendszer használatához?
A rendszer használatához Önnek mindössze egy internet kapcsolattal rendelkező számítógépre van szüksége. A SMARTBooks rendszer eléréséhez egy webböngésző (ajánlott Chrome) segítségével csak be kell lépnie a smartbooks.hu weboldalra és máris használhatja a rendszert. Önnek nem kell semmit sem telepíteni, a SMARTBooks bármikor, bárhonnan elérhető.
Internetkapcsolat nélkül is tudom-e használni a rendszert?
Sajnos nem. A SMARTBooks egy internetes rendszer, offline (kapcsolat nélküli módban) nem elérhető.
Mobiltelefon keresztül is működik a rendszer?
Mobilkészülékkel is be tud lépni a SMARTBooks-ba, de a felhasználói felületek nagyobb képernyőre vannak optimalizálva, így inkább laptop vagy asztali számítógép használatát javasoljuk. Természetesen folyamatosan dolgozunk azon, hogy bizonyos funkciók akár telefonon keresztül elérhetők legyenek.
Hol tárolja a Smartbooks az adataimat, biztonságban vannak-e?
A Smartbooks az IT felhőszolgáltatójának a szerverén Magyarországon tárolja az adatokat. Az adatokról minden nap biztonsági mentés készül. Természetesen létezik egy tartalék adatközpont arra az esetre, ha az elsődleges központban valami komoly probléma keletkezne. További részleteket az adatkezelési tájékoztatónkban olvashat, amit az oldal alján lévő linken érhet el.

Fizetéssel kapcsolatos információk

Hogy tudok előfizetni, milyen adatokat kell ehhez megadni?
A próbaidőszak alatt, vagy az azt követő 30 napon belül Ön bármikor elő tud fizetni a szolgáltatásra, az Adminisztráció/Számláim menüpontban. Önnek mindössze a bankkártya számára, lejárati idejére, illetve a kártya hátoldalán található ellenőrző kódra van szüksége
Csak bankkártyával lehet fizetni?
Alapvetően igen. Ha erre valami miatt nincs lehetősége, kérjük keresse ügyfélszolgálatunkat!
Biztonságban vannak-e a kártyaadataim?
A SMARTBooks pénzügyi szolgáltatója a SimplePay (by OTP Mobil) fizetési szolgáltató. Minden fizetéskor Ön átirányításra kerül a SimplePay oldalára, így a kártyaadatait csak és kizárólag a fizetési szolgáltató kapja meg, azokat a SMARTBooks nem ismeri és nem tárolja.
Lejárt a bankkártyám, mi a teendő?
Az Adminisztráció/számláim menüpontban Önnek egy új fizetési tranzakciót kell kezdeményeznie, ahol megadhatja az új kártyaadatokat.
Nem sikerült a kártyámról levonni az előfizetési díjat, mit csináljak?
Ön a SMARTBooks-tól - és esetleg a számlavezető bankjától is - kap értesítést, ha a terhelés sikertelen. Semmi gond, másnap újra megpróbáljuk a terhelést. Amennyiben 30 napon keresztül nem sikerül a terhelés (pl letiltott kártya vagy fedezethiány miatt), akkor a rendszer bizonyos funkciót korlátozzuk. Ezt elkerülendő kérjük a Adminisztráció/Számláim menüpontban adjon meg egy olyan kártyaszámot ahonnan a havidíj kifizethető.
Milyen időszakonként terhelik meg a kártyámat?
Ha Ön havidíjas csomagot választott, akkor minden hónapban a fordulónapon terheljük meg a kártyát. Éves előfizetés esetén Ön mindig kap egy értesítést, hogy esedékes a következő éves díj, amihez Önnek kell a fizetést kezdeményeznie.
Mikor kapok számlát az előfizetési díjról?
Ha a fizetés sikeres volt, rendszerünk automatikusan néhány percen belül kiállítja a számlát a regisztráció során megadott cégnévre és kiküldi a megadott e-mail címre.

Számlázás / NAV online számla

Be kell-e jelentenem a NAV felé a számlázórendszeremet?
Igen.
A bejelentést elektronikus úton kell elküldeni a NAV-nak az ÁNYK programban kezelhető SZAMLAZO nyomtatványon az alábbi adatokkal:
(SMARTBooks Pénzügyi rendszerben (online számlázó rendszer) kiállított számlák esetén)
Rendszer neve és elérhetősége: SMARTBooks Pénzügy, www.smartbooks.hu
Online számlázási szolgáltatást nyújtó cég neve és adószáma: Smart Express Technologies Kft. 27042393-2-41
Online számlázó rendszer igénybevételének kezdete: a SMARTBooks rendszer regisztráció napja (Információ: a SMARTBooks szoftver ADMINISZTRÁCIÓ / Számláim menüpontban a “Regisztráció ideje” mezőben.), vagy a számlázási szolgáltatás igénybevételének első napja

A bejelentés határideje: a SMARTBooks rendszer számlázási szolgáltatásának igénybevételét követő 30 napon belül.

Fontos! Nemcsak a használatba vétel kezdetét kell bejelenteni a NAV felé, hanem az online számlázási szolgáltatás igénybevételének befejezését is a használat befejezését követő 30 napon belül.
A rendszer automatikusan küldi-e a NAV online számla rendszer felé a kimenő számlákat?
Igen, a jogszabályban meghatározott, legalább 100 ezer forint áfát tartalmazó, belföldi adóalanyok közötti ügyletekről kiállított számlák esetében.
Fontos, hogy az adatszolgáltatás teljesítés érdekében a SMARTBooks fiókot össze kell kapcsolni a NAV online számla rendszerével, ezért a regisztrált technikai felhasználói adatokat (technikai felhasználó neve, jelszava és az ehhez tartozó kulcsok) be kell másolni a SMARTBooks rendszer cégadat-nyilvántartásában található NAV online számla adatokhoz.